Für Eilige: Die Dokumentationspflicht ist seit 2013 im BGB verankert und gilt für Physiotherapeut:innen. Wer nicht dokumentiert, muss im Streitfall beweisen, dass die Behandlung stattfand (§630h Abs. 3 BGB). Seit November 2024 verschärft die Blankoverordnung die Anforderungen: Vor der ersten Behandlung ist eine Physiotherapeutische Diagnostik verpflichtend. Nach einem Jahr Blanko zeigt die IFK-Auswertung: (1) Fristversäumnisse bei Behandlungsbeginn und fehlende Physiotherapeutische Diagnostik, (2) Überschreitung der 16 Wochen-Gültigkeit, (3) formale Dokumentationsfehler.

Das Gesetz kennt keine Ausreden

Seit 2013 regelt §630f BGB die Dokumentationspflicht für alle Behandelnden, damit auch für Physiotherapeut:innen. Anamnese, Diagnosen, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen gehören in die Akte, und zwar in „unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang“ mit der Behandlung. Nicht am Wochenende, nicht am Monatsende.
Die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§630f Abs. 3 BGB). In diesen zehn Jahren kann ein Patient klagen, eine Kasse prüfen, ein Gericht nachlesen.

Die härteste Konsequenz greift im Streitfall. Wurde eine wesentliche Maßnahme nicht dokumentiert, vermutet das Gesetz, dass sie nicht stattfand (§630h Abs. 3 BGB). Sie können das widerlegen, aber die Beweislast liegt dann bei Ihnen. Ihre Dokumentation ist Ihre Verteidigung.

Die Blankoverordnung verschiebt die Verantwortung

Seit November 2024 verordnet Ärzt:innen bei einer Blankoverordnung nur noch die Diagnosegruppe. Heilmittel, Frequenz, Therapiedauer: Das entscheiden Sie. Mehr klinische Freiheit, aber auch volle Verantwortung für die Therapieentscheidung.

Die Blankoverordnung gilt aktuell für rund 114 Schulter-Diagnosen der Diagnosegruppe EX. Eine Erweiterung auf weitere Indikationen wird frühestens Mitte 2026 erwartet.
Vor der ersten Behandlung ist eine Physiotherapeutische Diagnostik (PD, Pos. 20522, €36,61 ab 01.01.2026) verpflichtend. Sie umfasst Befunderhebung, Therapieplan und Zielsetzung. Ändert sich der Therapiebedarf, kommt frühestens 28 Tage später die Bedarfsdiagnostik (BD, Pos. 20523, €27,46 ab 01.01.2026). Ohne dokumentierte PD ist die Blankoverordnung nicht ordnungsgemäß umgesetzt und damit angreifbar. Nach einem Jahr Blankoverordnung hat der IFK die häufigsten Absetzungsgründe ausgewertet. Das Ergebnis:

Auf Platz eins stehen Fristversäumnisse und fehlende Physiotherapeutische Diagnostik.
Auf Platz zwei die Überschreitung der 16-Wochen-Gültigkeit.
Auf Platz drei formale Dokumentationsfehler. Alle drei Gründe betreffen Fristen und Formulare, nicht die klinische Kompetenz der Therapeut:innen.

Dokumentation muss kein Zeitfresser sein

Behandelt, aber nicht dokumentiert. Dokumentiert, aber zu spät. Oder die falsche Position abgerechnet, weil kein System gewarnt hat. Das sind administrative Fehler, die sich zu Regressen summieren. Wer den Aufwand senken will, braucht Software, die mitdenkt: Verordnungsprüfung, Fristenüberwachung, strukturierte Verlaufsdokumentation per Klick statt Freitext.

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